Gestion d'équipe et planning pour traiteurs
Coordonner 6, 12 ou 22 extras sur plusieurs événements simultanés, c'est le quotidien d'un traiteur. Traitrix remplace les groupes WhatsApp, les appels du dimanche soir et les tableaux Excel par un système centralisé avec un portail dédié pour chaque employé.
Fiches employés et gestion RH
Un traiteur événementiel travaille rarement seul. Entre les employés permanents, les extras réguliers et les renforts ponctuels, les informations RH sont souvent dispersées dans des classeurs, des fichiers Excel ou la mémoire du gérant. Un oubli de DPAE ou une erreur d'IBAN peut coûter cher.
Traitrix centralise toutes les informations dans une fiche employé structurée. Les données sensibles (IBAN, numéro de sécurité sociale) sont chiffrées en AES-256-GCM, conformément aux bonnes pratiques RGPD. Chaque employé peut être tagué par compétence (service, cuisine, logistique) pour faciliter l'assignation.
L'historique des missions est rattaché à chaque fiche. Vous savez exactement combien de fois un extra a travaillé pour vous, sur quels types d'événements et avec quelle fiabilité. C'est un outil de décision précieux quand il faut choisir qui assigner à un mariage de 200 personnes.
- →Fiche complète : coordonnées, contrat, poste, compétences
- →Stockage sécurisé des documents sensibles (DPAE, pièces d'identité)
- →Chiffrement AES-256-GCM des données sensibles (IBAN, n° sécu)
- →Historique des missions assignées à chaque employé
- →Statut actif/inactif pour gérer les départs et arrivées
- →Vue d'ensemble de l'équipe avec filtres par compétence
Exemple concret
Arrivée d'un nouveau serveur extra
Marc-Antoine embauche un nouvel extra pour la saison des mariages. Il crée sa fiche dans Traitrix en 3 minutes : coordonnées, IBAN (chiffré automatiquement), compétences (service, bar, mise en place). L'extra reçoit un lien d'invitation pour son portail. Dès le lendemain, il voit sa première mission et confirme sa disponibilité. Pas un seul appel téléphonique échangé.
Portail employé dédié
Les groupes WhatsApp pour coordonner les extras, c'est le réflexe de la plupart des traiteurs. Mais ça devient vite ingérable : messages perdus, informations contradictoires, extras qui lisent trop tard, adresses envoyées dans le mauvais groupe. Le portail employé de Traitrix met fin à ce chaos.
Chaque employé ou extra reçoit un accès individuel sécurisé. Il se connecte depuis son smartphone (pas d'application à installer) et retrouve son planning personnel : les missions à venir, les détails de chaque événement (lieu, horaires, consignes, menu, contact sur place) et un bouton pour confirmer sa disponibilité.
L'employé ne voit que ses propres missions. Les informations sont toujours à jour, et vous recevez une notification quand il confirme (ou décline) sa présence. C'est un gain de temps considérable pour le gérant et une expérience professionnelle pour l'équipe.
- →Accès individuel sécurisé pour chaque employé ou extra
- →Vue du planning personnel avec toutes les missions à venir
- →Détail de chaque mission : lieu, horaires, consignes, contact
- →Confirmation de disponibilité en un clic
- →Accessible depuis un smartphone, sans application à installer
- →L'employé ne voit que ses propres missions, jamais celles des autres
Exemple concret
Un extra vérifie sa mission du lendemain
C'est dimanche soir, 21h. Thomas, serveur extra, ouvre son portail Traitrix depuis son téléphone. Il voit qu'il est assigné au mariage Dupont demain à 16h, au Château des Vignes, avec les consignes : tenue noire, arrivée 15h30, contact sur place et menu détaillé. Il confirme sa présence en un clic. Marc-Antoine voit la confirmation instantanément. Zéro WhatsApp.
Planning et assignation
Le planning est le cœur opérationnel d'un traiteur événementiel. Plusieurs événements simultanés, des dizaines d'extras à coordonner, des compétences différentes requises pour chaque prestation. Un oubli ou un conflit d'assignation peut compromettre un événement entier.
Traitrix offre une vue calendrier mensuelle de tous vos événements. L'assignation se fait par sélection rapide : vous choisissez l'événement, puis les employés à assigner. Le système détecte automatiquement les conflits (un employé déjà assigné à un autre événement le même jour) et vous alerte avant de valider.
Vous pouvez filtrer les employés disponibles par compétence (service, cuisine, logistique), vérifier leur charge de travail sur la semaine et consulter leur historique de fiabilité. Une fois l'assignation validée, chaque employé reçoit automatiquement sa notification avec les détails de la mission.
- →Vue calendrier mensuelle de tous les événements
- →Détection automatique des conflits (double-booking d'un employé)
- →Assignation par glisser-déposer ou sélection rapide
- →Filtrage par compétence, disponibilité et historique
- →Notifications automatiques aux employés assignés
- →Vue par employé pour vérifier la charge de travail
Exemple concret
Deux événements le même samedi
Isabelle a un mariage de 150 personnes et un cocktail d'entreprise de 60 le même samedi. Elle ouvre le planning, assigne 12 extras au mariage et 4 au cocktail. Traitrix détecte qu'elle a tenté d'assigner Thomas aux deux événements et l'alerte immédiatement. Elle corrige en assignant Julie à la place. Chaque extra reçoit sa notification avec le bon événement, le bon lieu et les bons horaires. Zéro confusion le jour J.
Suivi des heures et coût main d'œuvre
Le coût de la main d'œuvre est souvent le poste le plus sous-estimé par les traiteurs. Entre les extras payés à l'heure, les permanents au forfait et les heures supplémentaires non comptabilisées, l'écart entre l'estimation et la réalité peut atteindre 20 %. C'est autant de marge en moins.
Traitrix intègre un suivi des heures par employé et par mission. Le taux horaire est paramétré dans la fiche employé, et le coût total de la main d'œuvre est calculé automatiquement pour chaque événement. Vous savez exactement ce que chaque prestation vous coûte en personnel.
En fin de mois, vous exportez les heures travaillées pour votre gestionnaire de paie. Plus de reconstitution de mémoire, plus d'approximations. Et surtout, vous pouvez enfin calculer la rentabilité réelle de chaque événement en croisant le chiffre d'affaires, le coût matières et le coût main d'œuvre.
- →Pointage intégré : heure d'arrivée et de départ par employé
- →Calcul automatique des heures travaillées par mission
- →Taux horaire paramétré par employé ou par type de contrat
- →Coût main d'œuvre calculé automatiquement par événement
- →Vue consolidée pour la préparation de la paie
- →Export des heures pour votre gestionnaire de paie
Exemple concret
Calculer la rentabilité d'un mariage
Après le mariage Dupont, Patrick consulte le coût main d'œuvre dans Traitrix. 14 extras, 6 heures moyennes chacun, à des taux différents selon les compétences. Le total s'affiche : 4 200 euros. Avec un chiffre d'affaires de 18 000 euros et un coût matières de 5 400 euros, il connaît sa marge exacte. L'année précédente, il estimait la main d'œuvre « à peu près » et se trompait systématiquement de 15 à 20 %.
Avant / Après Traitrix
| Tâche | Avant | Avec Traitrix |
|---|---|---|
| Informer l'équipe d'un événement | Groupe WhatsApp, appels | Notification automatique via le portail |
| Confirmer les disponibilités | SMS individuels, relances | Confirmation en un clic par l'employé |
| Partager l'adresse et les horaires | Message copié-collé | Fiche mission complète sur le portail |
| Suivre les heures travaillées | À la fin du mois, de mémoire | Pointage intégré, temps réel |
| Calculer le coût main d'œuvre | Estimation approximative | Coût exact par événement |
Essai gratuit 7 jours.
Sans carte bancaire.
Toutes les fonctionnalités, sans restriction. Si Traitrix ne vous fait pas gagner du temps, vous ne payez rien.
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